Helpdesk-Software aus der Cloud

Helpdesk-Tools helfen Ihnen bei der Automatisierung des Kundenservice – und erzeugen eine bessere Customer-Service-Experience. Eine Helpdesk-Software ermöglicht es Ihrem Unternehmen, Kundenanfragen oder -beschwerden schneller und effizienter zu bearbeiten. Der Anfrage-Prozess wird mit einem Ticket-Management-System automatisiert. Die Helpdesk-Software von weclapp bietet Ihnen Zugriff auf den Kontext und Einblick in die Kundenerfahrungen und interne Funktionen, mit denen Sie die Leistung Ihres Supportteams messen und die Qualität sicherstellen können. Darum sind Helpdesk-Tools unerlässlich für erfolgreichen Kunden-Support.

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Was ist eine Helpdesk-Software?

Helpdesk-Tools helfen Ihnen bei der Automatisierung des Kundenservice – und erzeugen eine bessere Customer-Service-Experience. Eine Helpdesk-Software ermöglicht es Ihrem Unternehmen, Kundenanfragen oder -beschwerden schneller und effizienter zu bearbeiten. Der Anfrage-Prozess wird mit einem Ticket-Management-System automatisiert.

Die Helpdesk-Software von weclapp bietet Ihnen Zugriff auf den Kontext und Einblick in die Kundenerfahrungen und interne Funktionen, mit denen Sie die Leistung Ihres Supportteams messen und die Qualität sicherstellen können. Darum sind Helpdesk-Tools unerlässlich für erfolgreichen Kunden-Support.

Als zertifizierter weclapp-Partner bieten wir Ihnen kompetente Beratung zu dieser beliebten ERP-Lösung, unterstützen Sie bei der Integration und entwickeln Addons und Schnittstellen nach Ihren individuellen Anforderungen.

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Wie funktioniert eine Helpdesk-Software?

Um die Ziele der Helpdesk-Software zu vereinfachen, setzen die Support-Teams normalerweise ein Helpdesk-Tool ein, mit dessen Hilfe der Lebenszyklus von IT-Tickets verwaltet, Routineaufgaben automatisiert und Workflows optimiert werden können. Diese Optimierung führt zu einer höheren Produktivität, geringeren Kosten, bessere Service-Levels und letztendlich einer besseren Kundenerfahrung.

Für wen lohnt sich die Anschaffung?

Die einfache Antwort: Jedes Unternehmen, das Geschäfte mit Kunden führt, profitiert von einer Helpdesk-Software. Die Anforderungen, die das Helpdesk erfüllen soll, hängen von der Unternehmensgröße und von der Branche Ihres Unternehmens ab.

Helpdesks für kleine Unternehmen

Bei der Führung eines kleinen Unternehmens, kann man es sich nicht leisten, auch nur einen einzigen Fehltritt beim Kunden zu begehen. In Anbetracht dessen müssen Sie mehr leisten als größere Unternehmen, um sich das Vertrauen des Kunden zu verdienen. Dazu gehört auch, Fragen so schnell wie möglich zu beantworten, Sonderwünschen entgegenzukommen und auch mal Anrufe außerhalb der regulären Geschäftszeiten anzunehmen. Durch das Maß an Engagement, was Sie Ihren Kunden auf höchstem Niveau bieten möchten, heben Sie sich von der Konkurrenz ab. Die Helpdesk-Software von weclapp hilft kleinen und mittelständischen Unternehmen dabei, das Engagement für Ihre Kunden durch hilfreiche Funktionen aufrechtzuerhalten.

Die Helpdesk-Software für Großunternehmen

Ein gutes Helpdesk für Konzerne ermöglicht die schnellere Zusammenarbeit zwischen Ihren Mitarbeitern, insbesondere mit denen, die sich außerhalb des eigentlichen Supports befinden. Nun können Sie einen Kundenservice der Extraklasse bieten. Je schneller Ihre Teams, sei es in der Technik oder Produktion, in Ihrem Helpdesk einspringen und den Wunsch des Kunden untersuchen können, desto besser können Sie Ihren Customer bedienen.

Verwendung des Helpdesk innerhalb des Kundendienstteams

Helpdesks sind für alle Mitlieder eines Teams von Nutzen: sowohl für den Kundendienst-Mitarbeiter als auch für deren Manager. Der Kundendienst-Mitarbeiter ist für die Beantwortung eingehender Kundenanfragen verantwortlich. Auch ist er für die Dokumentation im Helpdesk zuständig und sollte jederzeit die Möglichkeit haben, Leistungskennzahlen überprüfen zu können. Die vom Kundendienst-Agenten genutzten Funktionen innerhalb des Helpdesks sind häufig Automatisierung, Benutzerfreundlichkeit und die Möglichkeit, Kunden über die Benutzeroberfläche zu unterstützen.

Der Kundendienst-Manager sieht eher seltener in den Posteingang, um das operative Geschäft einzusehen. Im Regelfall sollte er sich nicht mit dem direkten Kundensupport befassen. Darum interessiert den Manager bei dem Blick auf den Helpdesk eher, wie robust die Analysen sind und wie leicht er diese anpassen kann.

Die wichtigsten Funktionen im Überblick

Heutzutage sind wir es gewohnt, alle Informationen und Services sofort zu erhalten. Daher ist es besonders wichtig, die Fragen Ihrer Kunden so schnell wie möglich zu beantworten. Wenn Ihr Team jedoch überlastet ist und tagelang mit der Beantwortung der gleichen Anliegen beschäftigt ist, kann es nicht so effizient dem Kunden weiterhelfen, wie es erwünscht ist. Daher bietet Ihnen die Helpdesk-Software von weclapp einige Funktionen, die Ihrem Kundensupport-Team dabei helfen, sich auf die Dinge zu konzentrieren, die Ihren Kunden am meisten nützen.

Automatisches Mail-to-Ticket

Weclapp speichert eingehende Kundenanfragen an definierte E-Mail-Adresse automatisch als Ticket. In der Ticketübersicht können Sie auch die per E-Mail gesendeten Anfragen sehen.

Eingehende Kundenanfragen an definierte E-Mail-Adressen werden automatisch als Ticket angelegt. Mit dem Helpdesk von weclapp können Sie nun auch per E-Mail eingereichte Anliegen in der Ticketübersicht sehen. Mit der automatischen Umwandlung von E-Mails nimmt Ihnen die Software die Dateiabgabe ab. So kann Ihr Helpdesk-Team Zeit sparen und widmet sich vollkommen der Beantwortung der Kundenanfragen.

Werden Sie rund um die Uhr benachrichtigt: der Ticketinitiator erhält Benachrichtigungs-Mails über den Ticket-Eingang oder weitere Ereignisse, wie Lösungsvorschlage oder über das erfolgreiche Abschließen von Servicefällen. Profitieren Sie mit weclapp außerdem von einer lückenlosen Kommunikationshistorie im Kundensupport. Kommentare, Lösungsvorschläge oder Rückfragen – alles wird von der Software erfasst und für Sie übersichtlich dargestellt. So ist jedes Team immer auf dem neuesten Stand und kann den Kunden schnell und effizient beraten.

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Mail-to-Ticket: Von der E-mail zum Ticket

Erhaltene Kundenanfragen an bestimmte E-Mail-Adressen werden direkt als Tickets hinterlegt. Dies ermöglicht Ihnen ebenfalls, über E-Mail angelegte Fragen in der Ticketansicht anzusehen.

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Automatische Benachrichtigungen

Der Ersteller eines Tickets bekommt eine Mail, die über den Eingang des Tickets informiert. Auch bei weiteren Ereignissen wird dieser informiert (Ereignisse wie neuer Status, Kommentare, Lösungsvorschläge und das erfolgreiche Schließen des Servicefalls).

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Mehr Zeit für einen verbesserten Service

Die Dateneingabe nimmt Ihnen die direkte Umwandlung von Ihren E-Mails in Tickets ab. Das Helpdesk-Team erspart sich so produktive Zeit, in welcher es sich der Bearbeitung von Kundenfragen annehmen kann.

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Lückenlose Kommunikationshistorie

Alle möglichen Aktivitäten, wie z.B. Kommentare, Lösungsvorschläge oder Rückfragen, werden erkannt und zugänglich für jeden aufbereitet. Somit ist jeder im Team jederzeit auf dem neusten Stand, um jedem Kunden einfach und schnell behilflich sein zu können.

Effizientes Management von Support-Tickets

Begeistern Sie Ihre Kunden von der Qualität und Schnelligkeit Ihres Supports, denn mit dem Helpdesk von weclapp können Sie Ihr Ticketmanagement und somit Ihren Kundenservice verbessern. Die auf Ihr Unternehmen angepassten Aktionen vereinfachen den Workflow Ihrer Kundendienst-Mitarbeiter. So steigern Sie deren Effizienz und sparen sich die Servicekosten.

Mit dem Helpdesk behalten Sie den Überblick über alle Ticketdetails. Mit der lückenlosen Tickethistorie haben Sie den gesamten Verlauf des Kundenanliegens zentral an einer Stelle gespeichert. Jetzt können sie alles, von der Anfrage über Kommentare bis zur Problembehebung, nachverfolgen. Die Filter- und Volltextsuchfunktionen ermöglichen Ihren Mitarbeitern das einfache und schnelle Aufrufen von Datensätzen und Ticketanfragen. Verhindern Sie Duplikate, indem Sie mit weclapp mit nur wenigen Klicks Tickets einfach zusammenführen.

Mit weclapp rechnen Sie die Tickets mit den Kunden so unkompliziert wie noch nie ab. Denn jedes Ticket enthält Details bezüglich des Anfangs- und Enddatums, der Lösungsdauer und den Namen des zuständigen Mitarbeiters. So können Sie auch kleinere Projekte abbilden lassen und abschließend abrechnen.

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Ticketdetails auf einen Blick

So können interne wie auch externe Hilfeanfragen schnell und einfach beantwortet werden. Ebenfalls haben Sie die Möglichkeit, alle wichtigen Details zum Ticket aufzurufen und den vollständigen Ticketverlauf nachzuverfolgen.

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Filter- und Volltextsuchfunktionen

Die umfassenden Filter und Volltextsuch-Funktionen bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre Datensätze und Ticketanfragen einfach und schnell abzurufen.

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Lückenlose Tickethistorie

Somit können Sie den vollständigen Prozess der Kundenanfragen an einer bestimmten Stelle abrufen. Von der Anfrage, zu den Kommentaren, zur Lösungssuche, letztendlich bis hin zur Problemlösung.

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Tickets zusammenführen

Um einen effektiveren Durchblick zu erhalten und für weniger Duplikate können Sie Ihre Tickets schnell und einfach zusammenführen.

Analysen und Berichte

Sie müssen wissen, was in Ihrem Helpdesk passiert. Wie lange dauert es, bis Tickets beantwortet werden? Sind Ihre Kunden zufrieden? Die Antworten müssen in klaren Berichten bereitgestellt werden.

Haben Sie den Serviceprozess im Blick und lassen Sie automatisch Zuweisungs-, Bearbeitungs- und Lösungszeiten von weclapp messen. Oder nutzen Sie die vielen vordefinierten Kennzahlen, um neue Potenziale aufzudecken. Die Ermittlung wichtiger Supportkennzahlen ermöglicht es Ihnen, Prozessverbesserungen vorzunehmen, um Ihren Kundensupport zu optimieren.

Mit weclapp können Sie die Tickets nach Agenten, Team und Kunden filtern. Nutzen Sie auch die Standardberichte, eigene Tabellen-Ansichten oder exportieren Sie die Daten in Excel, um so die Erstellung eines Managementplans zu vereinfachen. Steigern Sie den Kundenservice: Prozessanalysen unterstützen Sie dabei, den Kundensupport zu verbessern. Wo besteht noch Handlungsbedarf? Wo kann zeitsparender gearbeitet werden? Die Helpdesk-Software von weclapp zeigt Ihnen den richtigen Weg.

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Serviceprozess im Blick

Lassen Sie sich automatisiert Ihre Zuweisungs-, Bearbeitungs- und Lösungszeiten anzeigen oder benutzen Sie die diversen bereits vorgefertigten Kennzahlen, um Potenziale offenzulegen.

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Analysen & Vergleiche

Sie können Ihre Tickets gezielt nach Agenten/Team/ Kunde durchsuchen. Benutzen Sie auch standardisierte Berichte, individuell angepasste Tabellen-Ansichten oder exportieren Sie Ihre Dateien einfach in Excel, um eigene Managemententwürfe zu erarbeiten.

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Messung der Kennzahlen

Die Erkenntnisse wichtiger Supportkennzahlen in weclapp helfen Ihnen dabei, mögliche Prozessverbesserungen zu erkenne. Dieser Vorgang ermöglicht es Ihnen, Ihren Service zu verbessern.

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Kundenservice steigern

Prozessanalysen helfen Ihnen dabei, den Kundenservice zu verbessern. weclapp zeigt Ihnen, wo Verbesserungsbedarf besteht und wo zeiteffizienter gearbeitet werden kann.

Eigenes Kundenportal mit FAQs

Sie möchten, dass ihr Kunde sich selbst hilft? Wir geben Ihnen durch FAQs die Möglichkeit, dass sich Ihre Zielgruppe sofort auskennt und sich angesprochen fühlt. Erstellen Sie FAQs und bieten so Ihren Kunden die Möglichkeit, sich selbst zu helfen. Mit einem FAQ liefern Sie Ihrem Kunden schnelle Antworten, reduzieren die Anzahl an Serviceanfragen und entlasten so Ihr Support-Team.

Erleichtern Sie Ihren Kunden die Ticketerstellung mit dem Helpdesk Self-Service-Portal. Ihre Kunden können in dem Portal Tickets senden, selbst gestellte Supportfragen einsehen und deren Fortschritt stets nachverfolgen. Alle Anfragen aus dem Web-Portal werden automatisch zu Tickets in Ihrem Helpdesk umgewandelt. Dort können Ihre Mitarbeiter die Service Tickets verwalten und schnell auf die Kundenanfragen reagieren.

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Do-it-yourself Support

Ein Service Portal mit FAQS unterstützt ihre Kunden dabei, schnell und einfach die Lösung des Problems zu finden. So kann sich der Kunde also oftmals selbst behilflich sein, ohne sich zuvor an Ihren Support gewandt zu haben.

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Web-2-Ticket

Machen Sie Ihren Kunden die Erstellung der Tickets einfacher mit dem Helpdesk Self-Service Portal. Hierbei haben Kunden die Möglichkeit, Tickets zu verschicken, die eigenen Supportanfragen einzusehen und den Prozess mitverfolgen zu können.

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Mehr Möglichkeiten

Sämtliche Anfragen aus dem Online-Portal werden direkt zu den Tickets in Ihrem Helpdesk umfunktioniert. Hier können dann die Verantwortlichen der Service-Tickets schnell auf alle Kundenanliegen reagieren.

Intuitiver geht´s nicht

Es ist wichtig, dass das Helpdesk-Tool so intuitiv und unkompliziert wie möglich ist – schließlich soll Ihr Team nicht verwirrt und frustriert werden. Die Helpdesk-Software von weclapp arbeitet mit einem intuitiven Workflow, dem jeder folgen kann.

Die Bearbeiter bestimmen dank weclapp selbst, in welcher Reihenfolge die Tickets bearbeitet werden. Fragen, Beschwerden, Fehler und Probleme werden direkt an den zuständigen Service-Mitarbeiter zur zeitnahen Bearbeitung weitergeleitet. Während der Lösungssuche können sie den Kunden über die Kommentarfunktion auf dem Laufenden behalten. Sobald das Problem gelöst wurde, wird der Kunde zeitnah über die Lösung kontaktiert. Sorgen Sie mit dem optimierten Workflow von weclapp für zufriedene Kunden durch schnelle Reaktionszeiten.

Testen Sie das Helpdesk von weclapp

Das richtige Helpdesk hilft Ihrem Team dabei, die Qualität des Kundenservice, den Sie erbringen möchte, konstant zu verbessern. Darum haben sich bereits viele Unternehmen für weclapp entschieden. Mit einer leistungsstarken Suite von Funktionen, die in eine intuitive Benutzeroberfläche integriert sind, können sich Ihre Agenten anmelden und sofort mit der Lösung von Kundenproblemen beginnen!

Sparen Sie Zeit und Geld und verzichten Sie auf langwierige Installation und Wartungskosten mit der Nutzung einer webbasierten Helpdesk-Software: Jeder Ihrer Mitarbeitenden hat über das Internet uneingeschränkten Zugriff auf das System. So wird Ihnen eine mobile Nutzung möglich gemacht. Erleben Sie weclapp auf jedem Gerät. Egal ob Smartphone, Tablet, Laptop oder PC – die weclapp-Lösung ist für alle bekannten Browser optimiert. Dazu steht eine weclapp-App für iOS und Android zum Download für Sie bereit.

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Als autorisiertes Beratungsunternehmen des Förderprogramm „go digital“, helfen wir Ihnen bei der Beantragung Ihrer weclapp Förderung.

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Wir trainieren Ihr Personal nach verschiedenen Anwendergruppen, für einen schnellen Einstieg bei weclapp.

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Wir entwickeln weclapp Schnittstellen zur Übertragung von Daten aus Softwaresystemen.

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