Vertragsmanagement digitalisieren

Erledigen Sie Ihr Vertragsmanagement digital, schnell und unkompliziert. Mit der Software für Vertragsmanagement von weclapp werden Sie Schritt für Schritt begleitet, von der Erstellung eines Vertrages bis hin zum Controlling und der Archivierung aller Verträge. Die sichere Vertragsverwaltung ist nutzbar für alle Vertragsarten, unterstützt automatische Verlängerungen und erinnert zuverlässig an Kündigungsstichtage.

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Was ist eine Vertragsmanagement-Software?

In der Vergangenheit haben Verantwortliche für die Unternehmensverträge diese in der Regel noch in ausgedruckter Form in Archiven aufbewahrt. Zur Verwaltung wurde dann hauptsächlich mit Excel gearbeitet. In den Tabellen wurden wichtige Informationen wie Laufzeiten vermerkt, die dann als Basis für das Managen der Verträge genutzt wurden.

Dieses Vorgehen kann jedoch große Probleme mit sich bringen, weil durch das manuelle Arbeiten des Verantwortlichen sich immer wieder Fehler in der Verwaltung einschleichen können. Außerdem ist dann das Unternehmen von dem jeweiligen Mitarbeiter abhängig, weil nur dieser die erstellte Tabelle so wirklich nachvollziehen kann. Zusätzlich kann die physische Aufbewahrung auch risikobehaftet sein. Bei einer großen Anzahl an Verträgen kann es dann doch mal sein, dass Verträge nach dem Einsehen wieder falsch eingeordnet werden. Dadurch wird das spätere Auffinden deutlich erschwert.

Eine Vertragsmanagement-Software bewahrt alle Ihre Verträge zentral auf. Mit webbasierten Systemen wie weclapp können diese Verträge von jedem internetfähigen Gerät aufgerufen werden. So geht nichts verloren und die Prozesse sind bei allen Verträgen gleich, sodass Unternehmen nicht von einzelnen Mitarbeitenden abhängig sind.

Als zertifizierter weclapp-Partner bieten wir Ihnen kompetente Beratung zu dieser beliebten ERP-Lösung, unterstützen Sie bei der Integration und entwickeln Addons und Schnittstellen nach Ihren individuellen Anforderungen.

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Wer profitiert von einer Vertragsmanagement-Software?

Die einfache Antwort: aufgrund der zahlreichen Vertragsmanagement-Tools der weclapp Software ist der Einsatz grundsätzlich für jedes Unternehmen geeignet. Überall dort, wo eine große Anzahl an Verträgen aufzubewahren ist, ist der Einsatz der Software sinnvoll.

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Immobilienbranche

Wenn Sie in der Immobilienbranche tätig sind, sind Sie eigentlich täglich mit dem Abschließen von Verträgen beschäftigt. Wenn diese Dokumente dann nur in Papierform existieren, kann man als Unternehmer schnell mal den Überblick verlieren. Durch den Einsatz einer Vertragsmanagement-Software können alle Verträge zentral gespeichert werden. So entsteht für Sie weniger Verwaltungsaufwand und das Auffinden der Verträge fällt den anderen Mitarbeiter*innen auch viel einfacher.

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Baubranche

Verträge spielen auch in der Baubranche eine essenzielle Rolle. Sie sind meist sehr komplex und beinhalten viele verschiedene Fristen und Klauseln. Der Einsatz der Software von weclapp ist hier besonders interessant, weil Sie Benachrichtigungen bezüglich der Einhaltung von Fristen erhalten.

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B2B

Unternehmen, die über ein größeres B2B-Geschäft verfügen, haben ein besonderes Bedürfnis nach Ordnung bei der Verwaltung des großen Vertragsaufkommens. Mithilfe einer passenden Softwarelösung kann die Verwaltung deutlich einfacher erfolgen und nimmt damit weniger Unternehmensressourcen in Anspruch.

Die weclapp Vertragsmanagement-Software Vorteile im Überblick

Die zeitaufwendige Vertragsverwaltung hat dank weclapp ein Ende. Verabschieden Sie sich von großen Aktenordnern und sagen Sie hallo zu digital gespeicherten Vertragsinformationen.

Die Verwaltung von Verträgen einfach gemacht

Mit der Vertragsmanagement-Software verwalten Sie alle Verträge online. weclapp stellt Ihnen vordefinierte Vertragsarten (beispielsweise Arbeits-, Miet- oder Leasingverträge) zur Vertragserstellung zu Verfügung, Sie können aber auch eigene Vertragsarten anlegen und passende Vertragsvorlagen erstellen.

Das digitale Vertragsmanagement begleitet Sie von Anfang bis Ende – von der Erstellung des Vertrages bis zum Controlling. Behalten Sie stets den Überblick: Mit weclapp sind Ihre Verträge allesamt revisionssicher an einem Ort archiviert. Im übersichtlichen digitalen Archiv helfen Ihnen dann die umfangreichen Such- und Filterfunktionen weiter. Die vollständige Vertragshistorie beinhaltet auch ältere Bearbeitungszustände des Vertrags zur Einsicht bereit.

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Vertragsarten

weclapp unterstützt alle gängigen Vertragsarten wie Mietverträge, Leasingverträge, Arbeitsverträge, u.v.a.

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Vertragsmanagement

Vertragsarten auch einfach individuell ergänzen und eigene passende Vertragsvorlagen erstellen.

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Vertragsvorlagen

Vertragsarten können einfach individuell ergänzt und eigene jeweils passende Vertragsvorlagen erstellt werden.

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Archivierung

Mit wecclapp sind Ihre Verträge alle an einem Ort revisionssicher archiviert – so behalten Sie den Durchblick.

Kollaboration

Häufig führen Verträge zu Konflikten, weil sie manchmal nur in den dafür zuständigen Abteilungen hinterlegt werden und daher für andere nur eingeschränkt einsehbar sind. Sorgen Sie mit der weclapp Vertragsmanagement-Software für den gleichen Wissenstand im gesamten Team.

Mit weclapp machen wir es Ihnen möglich, einen Vertrag in Zusammenarbeit zu erstellen und zu bearbeiten. Mithilfe der Echtzeitaktualisierung ist Ihr Team immer auf dem neuesten Stand – und Sie steigern die Transparenz im gesamten Unternehmen.

Ihre Mitarbeiter können gemeinsam an dem gleichen Dokument arbeiten. Im Anschluss werden die Daten revisionssicher und zugriffsgeschützt gespeichert. So entlasten Sie Ihre Kollegen und sich selbst von E-Mail-Fluten, chaotischen Mehrfachablagen und Fehlern durch unterschiedlich existierenden Vertragsversionen.

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Abrechnung

Pünktlich mit definierbaren Berechnungszyklen abrechnen: Erzeugen Sie Aufträge mit abrechnungsrelevanten Positionen, Rechnungen vor oder nach der Abrechnungsperiode oder rechnen Sie mehrere Verträge auf einmal über die Sammelabrechnung ab.

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Berichtswesen

Das Vertragscockpit sorgt für einen zuverlässigen Überblick (Gesamtkosten, Umsatz etc.). Dank anpassbarer Listendarstellung und intelligenten Filtern haben Sie unendlich viele Analyse- und Auswertungs-möglichkeiten.

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Fristenüberwachung

Die automatisierte Fristen- und Terminüberwachung kontrolliert, ob ein Vertrag ausläuft, eine Kündigung oder eine Verlängerung ansteht. Dies wird dann dem zuständigen Mitarbeiter als Erinnerungs-E-Mail mit individuell festlegbarem Vorlauf zugetragen.

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Zugriffsrechte

Komplexe Zugriffs- und Sicherheitsrichtlinien einfach gemacht. Weisen Sie den verantwortlichen Mitarbeitern schnell entsprechende Benutzerrechte zu oder richten Sie einfach Ausnahmeregeln ein. Auf Basis von Abteilungen oder Organisationseinheiten regelt weclapp das Berechtigungskonzept fast von allein.

Warum Vetragsmanagement mit weclapp?

Ein digitales Vertragsmanagement setzt dort an, wo das Optimierungspotenzial am größten ist: bei effizienter Zusammenarbeit zwischen allen Prozessbeteiligten durch intelligente digitale Lösungen. Dadurch lässt sich die Bearbeitungsdauer verkürzen und der ganze Workflow wird planbarer und zuverlässiger.

Mit weclapp erstellen Sie im Handumdrehen neue Verträge, indem Sie aus bereits vorhandenen Textpassagen auswählen oder neue Vertragsvorlagen hochladen. Das sorgt für mehr Einheitlichkeit beim Erstellen von Verträgen und dem finalen Vertragsabschluss. Automatisierte Workflows ermöglichen effizientes und fehlerfreies Prüfen und Freigeben. Die Fristenkontrolle erlaubt es Ihnen, den ganzen Vertragsprozess im Blick zu haben.

Wir als zertifizierte weclapp-Partner unterstützen unsere Kunden bei der Einrichtung der Vertragsmanagement-Software und stehen Ihnen bei jeglichen Fragen bei Seite. Nutzen Sie weclapp auf jedem Endgerät. Mit der Vertragsmanagement-Software von weclapp können Sie immer und überall Verträge aufrufen. Egal ob von dem Smartphone aus, dem Tablet oder im Zug am Laptop – die weclapp-Lösung ist für alle bekannten Browser optimiert.