Was ist ein ERP-System?

Ein ERP-System unterstützt Ihr Unternehmen in der Planung und Organisation sämtlicher Geschäftsprozesse mit einer gemeinsamen Datenbasis. Egal, ob im Finanz- und Rechnungswesen, in der Beziehung zu Ihren Kunden, im Personalwesen, in der Produktion oder im Controlling – ERP-Systeme übernehmen eine Vielzahl an Aufgaben in Ihrem Unternehmen. Erfahren Sie jetzt mehr über die Vorteile und Potenziale von ERP-Systemen!

Enterprise Resource Planning

Die Abkürzung ERP steht für Enterprise Resource Planning und beschreibt in seiner Definition ein System zur Planung und Organisation von Ressourcen eines Unternehmens. In einer zentralen Datenbank werden Informationen zur Beschaffung, Finanzen, Personalwesen, Logistik, Service, Vertrieb und weitere Unternehmensbereiche verarbeitet und gespeichert. Dadurch sind sie für jeden Mitarbeiter einfach abrufbar.

 

Vorteile eines ERP-Systems

Sie suchen nach einer Software, die Ihnen bei Ihren laufenden Geschäftsprozessen im Unternehmen Unterstützung liefert? Dafür eignet sich der Einsatz von einer ERP-Software bestens. Wir geben Ihnen einen Überblick zu den Vorteilen eines ERP-Systems:

  • Zentrale Datenbank & Transparenz: Mit einem ERP-System können Sie auf alle Daten aus verschiedenen Bereichen zugreifen, die gebündelt als Datenbasis in einer Software sind. Das sorgt für die Transparenz der Betriebsdaten.

  • Zeitersparnis & Fehlerminimierung: Durch eine gemeinsame Datenbank können Fehlerquellen minimiert werden. So müssen die Daten nur einmalig im ERP-System erfasst werden, anstatt sie in unzählige andere Systeme zu übertragen. Das macht die Geschwindigkeit, mit der Informationen bereitgestellt werden, zu einem großen Vorteil eines ERP-Systems.

  • Bessere Zusammenarbeit und Leistung: Eine gemeinsame Datenbank sorgt auch für eine bessere Zusammenarbeit und Leistung im Unternehmen, da alle Mitarbeiter auch von Distanz aus auf die benötigten Informationen im ERP-System zugreifen können und so einen besseren Überblick über den aktuellen Stand haben.

  • Senkung der Kosten: Durch den Einsatz von einem ERP-System haben Sie einen viel geringeren Verwaltungsaufwand und sparen Kosten durch eine digitale Optimierung der Ressourcen.

  • Schnelleres Reporting: Die ERP-Software sorgt dafür, dass Ihre Zahlen vollständig und verlässlich im System gespeichert werden. Dadurch ist ein einfaches und schnelles Reporting möglich.

ERP-Module

Eine ERP-Software kann in seinen Funktionen zur erheblichen Unterstützung des Unternehmens in vielerlei Hinsichten beitragen. Die Organisation und Steuerung folgender Unternehmensbereiche können durch den Einsatz von ERP-Module übernommen werden:

  • Finanzen: Dieses ERP-Modul analysiert alle Angelegenheiten im Finanz- und Rechnungswesen in Ihrem Unternehmen. Darunter gehört auch die Buchhaltung, worunter beispielsweise die Erstellung von Gehaltsabrechnungen fällt.
  • Kundenbeziehungsmanagement: Ein CRM-System (Customer-Relationship-Management) innerhalb des ERP-Systems bildet alle kundenspezifische Prozesse ab und steuert diese. Dadurch kann man beispielsweise das Kaufverhalten der Kunden analysieren und die Vertriebs- oder Marketingmaßnahmen dementsprechend anpassen.
  • Personalwesen: Das Modul im ERP-System erfasst jegliche Daten und Berichte Ihrer Mitarbeiter, zum Beispiel Urlaube oder Abwesenheiten. Außerdem kann man es auch für das Recruiting und die Auswahl neuer Mitarbeiter verwendet werden.
  • Warenbestand & Einkauf: Diese zwei Module sind im ERP-System miteinander als Warenwirtschaft verkoppelt und befassen sich beispielsweise sowohl mit Ihren Transporten, Beschaffung, Einheiten, Ein- und Ausgängen als auch mit Ihren Lagerbeständen, der Produktverfolgung oder mit Ihrer Lieferantenliste.
  • Vertrieb: Das Modul der ERP-Software erfasst Ihre Verkäufe und erstellt auf Grundlage dessen Rechnungen, die Sie für Ihre Käufer brauchen. Mithilfe der erfassten Daten können Sie auch eigene Berichte erstellen und haben gleichzeitig einen Überblick über Ihre Marktentwicklung. Dadurch können Sie Ihre Marktstrategie so anpassen, dass Sie gezielt Ihre Kunden erreichen.

Es gibt weitaus mehr Module für ein Enterprise Resource Planning-System, die speziell auf Ihre jeweilige Branche zugeschnitten sind und zum Einsatz kommen. Dazu gehören beispielsweise:

Helpdesk, Projektmanagement, Qualitätsmanagement, Logistik, u.v.m.

 

Kosten eines ERP-Systems

Jedes Unternehmen ist in seiner Größe und seinen individuellen Anforderungen einzigartig. Deswegen kann man pauschal auch keinen genauen Preis für eine ERP-Software ausmachen. Es gibt jedoch drei Kostengruppen, an denen sich Ihre Finanzen während der Implementierung des ERP-Systems orientieren können.

  1. Interne Kosten: Während der Einführung eines ERP-Systems kann es zu einer Produktivitätssenkung Ihrer Mitarbeiter kommen, da diese sich erst einmal in mit der Software befassen müssen und in Schulungen über die richtige Nutzung aufgeklärt werden.
  2. Externe Kosten: Zu den externen Kosten können beispielsweise Schulungen für Ihre Mitarbeiter, Support oder Wartung gehören.
  3. Direkte Kosten: Direkte Kosten entstehen durch die Nutzung der ERP-Software. Dabei spielt die Anzahl der Mitarbeiter, die das ERP-System nutzen und die von Ihnen verwendeten Funktionen eine Rolle bei der Höhe der Kosten.

 

Wann ist ein ERP-System sinnvoll?

ERP-Systeme können sich lohnen, wenn Ihr Unternehmen beispielsweise kürzlich einen Zuwachs erfahren hat oder Sie mit der Datenaufbereitung Ihrer Geschäftsprozesse nicht mehr hinterherkommen bzw. die Daten fehlerhaft sind. Eine ERP-Software nimmt Ihnen diese lästigen Aufgaben ab und Sie können sich auf andere Bereiche im Unternehmen konzentrieren.

 

Die richtige Auswahl eines ERP-Systems

Es gibt eine Vielzahl an ERP-Lösungen – da die richtige für das eigene Unternehmen zu finden, ist oft nicht einfach. Wir helfen Ihnen dabei, sich Schritt-für-Schritt zum richtigen ERP-System zu entscheiden.

 

Bedarfsanalyse

Wenn Sie sich für die Neueinführung einer ERP-Software entschieden haben, sollten Sie zunächst einmal eine Bedarfsanalyse in Ihrem Unternehmen durchführen. Hierbei arbeiten Sie heraus, welche Ziele mit dem ERP-System erreicht werden sollen und in welchen Geschäftsbereichen Sie vom ERP-System am meisten profitieren wollen.

 

Vorauswahl zum ERP-System

Nun geht es darum, spezifischer zu werden. Erstellen Sie eine Liste mit den wichtigsten Selektionskriterien von einem ERP-System, wobei Sie sich folgende Fragen stellen sollen:

  • Welche Funktionen braucht mein ERP-System?
  • Wie müssen die technischen Anforderungen sein, damit das ERP-System läuft?
  • Welche Kosten stehen mir für das ERP-System zur Verfügung?
  • Ist das ERP-System auf in der Zukunft an meine Anforderungen anpassbar?
  • Welche Anforderungen stelle ich an den ERP-Anbieter?

 

Feinauswahl zum ERP-System

Haben Sie alle Fragen zum ERP-System in der Vorauswahl für sich beantworten können, geht es in die Feinauswahl. Jetzt sollten Sie die meisten ERP-Anbieter bereits aussortiert und nur noch wenige zur Auswahl haben. Ein Lastenheft hilft Ihnen bei der Entscheidung für den richtigen ERP-Anbieter. Diese beinhaltet ihre Gesamtanforderungen an den Anbieter und gibt Ihnen so mehr Klarheit.

 

ERP-Anbieter auswählen

Hier entscheiden Sie sich schließlich für den ERP-Anbieter, der Ihnen am meisten zusagt. Jetzt erstellen Sie ein Pflichtenheft, welches detailliert alle Funktionen und Anforderungen an Ihren Anbieter und Ihr ERP-System aufzeigt.

 

Implementierung von ERP-Systemen

Ein Enterprise Resource Planning-System können auf unterschiedlichen Plattformen implementiert werden. Dazu gehören Cloud ERP (ERP as a Service), On-Premise ERP und Hybrid ERP. Wir zeigen Ihnen die Unterschiede auf.

 

ERP as a Service – Cloud ERP

Beim Cloud ERP – auch ERP as a Service genannt – wird die ERP-Software in der Cloud gehostet. Unternehmen zahlen hierbei monatlich einen festen Beitrag und können über das Internet auf das ERP-System zugreifen. Cloud ERP hat den Vorteil, dass das Unternehmen nicht für die Planung, Organisation und die Kosten der Hardware aufkommen muss.

 

On-Premise ERP

Beim Cloud ERP – auch ERP as a Service genannt – wird die ERP-Software in der Cloud gehostet. Unternehmen zahlen hierbei monatlich einen festen Beitrag und können über das Internet auf das ERP-System zugreifen. Cloud ERP hat den Vorteil, dass das Unternehmen nicht für die Planung, Organisation und die Kosten der Hardware aufkommen muss.

 

Hybrid ERP

Hybrid ERP ist eine Softwarelösung für diejenigen, die einen Mix aus beiden Implementierungen (Cloud ERP und On-Premise ERP) wünschen. Dadurch wird ein Teil des ERP-Systems von den lokalen Servern aus und ein Teil von der Cloud aus verwaltet.

 

Einführung eines ERP-Systems

Sie haben Ihren ERP-Anbieter gefunden, nun geht es an die Einführung eines ERP-Systems. Vor der Inbetriebnahme sollten Sie jedoch einige Punkte durchgehen. Wir zeigen Ihnen wichtige Schritte, die Sie beachten sollten.

 

Echtdaten-Tests

Damit Ihre Mitarbeiter mit dem ERP-System vertraut werden, sollten Sie Echtdaten-Tests vornehmen. Die Nutzung von Echtdaten machen die Ergebnisse dabei greifbarer und nachvollziehbarer für Ihre Mitarbeiter. So lernen Ihre Mitarbeiter in einem ersten Schritt die ERP-Lösungen eines ERP-Systems kennen.

 

Professionelle Mitarbeiterschulung

Nachdem Ihr Personal erste Erfahrungen mit dem ERP-System gesammelt haben, lohnt es sich, auch noch in eine richtige Schulung zu investieren. Hier lernen sie intensiver, wie die neue ERP-Software funktioniert und wie man damit richtig arbeitet.

 

Dokumentation erstellen

Das ganze Fachwissen zum neuen ERP-System sollte stets dokumentiert werden. Darunter fallen beispielsweise auch die detaillierten Abläufe im System. Dadurch wird nicht nur die Einarbeitung von neuem Personal erleichtert – sie bekommen auch einen Überblick von dem ERP-System an sich.

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